我的存在

有人說 Time Management 對每一位 PM 都是相當重要的課題. 但是我認為這句話不應只針對 PM,而是可以適用到每個人的身上. 畢竟能有效的管理自己的時間,才能增加自己的生產值.

做好時間管理的第一步,要先了解 how to set priority of your tasks. 在"The 7 Habits of Highly Effective People"一書中,作者 Stephen R. Covey 將 tasks 透過 2 個 facotrs 分成 4 類:

1. Important and Urgent

2. Important but Not Urgent

3. Not important but Urgent

4. Not important and Not Urgent

兩個 factors 在書中的定義如下:

"Urgent" means it requires immediate attention.

"Importance" has to do with results. If something is important, it contributes to your mission, your values, your high priority goals.

大多數的人將自己大部份的時間都花在第一類的事情(Important and Urgent)上,但實際上第二類的事情才是 the heart of effective personal management. 這類的事情包括建立良好的關係,或是設定個人目標...等等. 可是由於這類的事情並不 urgent,所以許多人會把它們擺在一旁,遲遲地不去動它們. 疏不知這類的事情卻能帶來最大的貢獻.

當你花愈多時間在這類的事情上,會發現那些煩人的第一類事件(Important and Urgent)也跟著隨之減少了. 這是因為你一開始就 think ahead, work on the roots, do the preventive things 去預防危機的發生. 而在 Time management 中,這就是有名的 Pareto Principle - 80 perceint of the results flow out of 20 percent of the activities. 意思是,盡量將時間花在20%重要的少數問題(第二類事件-Important but not Urgent)上,因為掌握這些少數問題,即可取得著效哦~